Административный регламент
предоставления муниципальной услуги «Организация исполнения запросов, обращений и жалоб российских граждан, поступивших специалисту 1 разряда (по делам архивов) администрации муниципального района «Хвастовичский район» Калужской области»
Утвержден постановлением
администрации МР "Хвастовичский район"
от 09.06.2010г. № 158
Административный регламент
предоставления муниципальной услуги «Организация исполнения запросов, обращений
и жалоб российских граждан, поступивших специалисту 1 разряда (по делам архивов) администрации муниципального района «Хвастовичский район» Калужской области»
I. Общие положения
1.1. Наименование муниципальной услуги.
Административный регламент (далее – регламент) по исполнению специалистом 1 разряда (по делам архивов) администрации МР «Хвастовичский район» Калужской области (далее – Специалист) муниципальной услуги «Организация исполнения запросов, обращений и жалоб (далее – запросов) российских граждан», поступивших указанному должностному лицу, определяет сроки и последовательность его действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия специалиста с Управлением по делам архивов Калужской области, областными государственными архивами, муниципальными архивами, органами исполнительной власти, иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - организации) при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
1.2. Специалист, исполняющий муниципальную услугу.
Муниципальная услуга «Организация исполнения запросов, обращений и жалоб российских граждан, поступивших специалисту 1 разряда (по делам архивов) администрации МР «Хвастовичский район» (далее - муниципальная услуга) осуществляется указанным должностным лицом.
Непосредственное исполнение запросов российских граждан осуществляют: областные государственные архивы, муниципальные архивы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.
1.3.Перечень нормативных правовых актов.
Предоставление Муниципальной услуги «Организация исполнения запросов, обращений и жалоб российских граждан, поступивших специалисту по делам архивов администрации муниципального района «Хвастовичский район» осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993г. («Российская газета», 25.12.1993г. № 237);
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19. ст. 2060):
- Законом Калужской области от 20.03.2008 № 419-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение» («Весть № 109, от 01.04.2008г.)
- Уставом МР «Хвастовичский район»;
- Положением об администрации муниципального района "Хвастовичский район", утвержденным решением Районного Собрания МР "Хвастовичский район" от 23 декабря 2005 г. N 50;
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 11, от 12.03.2007г.).
2. Требования к порядку исполнения муниципальной услуги «Организация исполнения запросов, обращений и жалоб российских граждан, поступившихспециалисту администрации муниципального района «Хвастовичский район»
2.1. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной услуги.
2.1.1. Муниципальная услуга по организации исполнения запросов российских граждан, поступивших Специалисту, предоставляется в виде официальных писем:
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- информационное письмо.
2.1.2. Информация о месте нахождения и графике работы Специалиста.
Место нахождения Специалиста и его почтовый адрес: 249360, Калужская область, с. Хвастовичи, ул. Ленина, д.23.
График работы: понедельник-четверг с 9-00 до 17-15, пятница с 8-00 до 17-00: перерыв на обед с 13-00 до 14-00; суббота, воскресенье- выходной. Контактный телефон 8(48453) 9-10-25.
2.1.3. Основными требованиями к информированию граждан о порядке предоставления муниципальной услуги являются:
- достоверность предоставляемой информации;
- четкость в изложении информации;
- полнота информирования;
- своевременность и оперативность предоставления услуги.
2.1.4. Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- при личном обращении граждан.
По телефону Специалист дает исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.
2.1.5. Основание для предоставления муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес администрации МР «Хвастовичский район».
В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.
Обращения граждан должны содержать следующие реквизиты:
- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
- наименование юридического лица (для граждан- фамилии, имени, отчества);
- почтовый адрес места жительства;
- изложение существа обращения;
- дата отправления письма.
2.1.6. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги.
2.2.1. Запросы граждан, поступившие Специалисту, рассматриваются им в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях он с разрешения руководства администрации МР «Хвастовичский район» вправе продлить срок рассмотрения на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.
2.2.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся архивных документов, в течение 5 дней с момента регистрации направляется в соответствующую организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего запрос.
2.2.3. Регистрация письменных запросов в отделе по управлению делами производится в течение одного дня.
2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
2.3.1. По запросам, поступившим специалисту, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 дней с момента регистрации гражданам направляется ответ, с указанием необходимых данных.
2.3.3. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
2.3.3. Текст письменного запроса не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.4. Требования к месту, предназначенному для выполнения муниципальной услуги.
2.4.1. Помещение, в котором осуществляется муниципальная услуга, оборудуется средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение муниципальной услуги.
2.4.2. Помещение для осуществления личного приема граждан должно быть оборудовано в соответствии с санитарными нормами и правилами, с соблюдением необходимых мер безопасности.
2.4.3. Для ожидания приема, отводится место, оборудованное достаточным количеством стульев, столами, канцелярскими принадлежностями для написания письменных запросов.
2.4.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, при необходимости и другие документы.
2.4.5. Поступившие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.
3. Административные процедуры
Ответственным за предоставление муниципальной услуги является Специалист.
3.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры;
3.1.1 Регистрация запросов.
3.1.2 Анализ тематики поступивших запросов.
З.1.3 Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности.
З.1.4. Подготовка и направление ответов гражданам (заявителям).
3.2. Регистрация обращений (запросов) пользователей.
3.2.1. Поступившие Специалисту письменные запросы (заявления) регистрируются им в течение 1 дня со дня поступления в установленном порядке.
3.2.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.2.3. Депутатские запросы, обращения комиссий Районного Собрания, органов государственной власти рассматриваются специалистом в день поступления.
3.3. Анализ тематики обращений (запросов)
3.3.1.Специалист осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в его ведении научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса:
- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
3.3.2. По итогам анализа тематики поступивших запросов, в течение 7 дней со дня регистрации специалист направляет их со своим письмом по принадлежности:
- областные государственные архивы;
- в муниципальные архивы;
- в организации при наличии у них документов, необходимые дня исполнения запросов.
В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, специалист направляет во все соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
3.4. Подготовка и направление ответов гражданам.
3.4.1. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации специалист письменно уведомляет об этом граждан.
3.4.2.В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведении, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т. д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
3.4.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснение на все поставленные в запросе вопросы,
3.4.4. Ответы заявителям печатаются на бланках с угловым штампом администрации МР «Хвастовичский район» и подписываются управделами администрации и Специалистом.
3.4.5.Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.5. Личный прием.
3.5.1. Личный прием граждан осуществляет Специалист.
3.5.2. Прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
Ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, инвалиды 1 и 2 групп и их законные представители, беременные женщины, а также родители, явившиеся на личный прием с ребенком в возрасте до 3-х лет, принимаются вне очереди.
3.5.3. Во время личного приема гражданин имеет возможность оставить письменное заявление по существу поднимаемых им вопросов. Письменное заявление, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке установленным законом и настоящим административным регламентом.
3.5.4. По окончании личного приема заявитель может получить информацию о порядке получения им ответа.
В случае, если в заявлении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию вопросов специалиста, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
3.5.5. Результатом исполнения административной процедуры личного приема граждан, является прием и рассмотрение обращения по существу.
4. Порядок и формы контроля за совершением действий Специалиста
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется специалистом администрации МР «Хвастовичский район», который ответственен за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) специалиста.
4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновному лицу осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.5. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются муниципальные служащие и управделами администрации МР «Хвастовичский район».
4.6. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемые в ходе выполнения Регламента.
5.1. Обжалование действия (бездействия) и решений Специалиста, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба заявителя.
В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» гражданин в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- Фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату;
- в случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.3. Специалист:
5.3.1. Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
5.3.2. Вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
5.3.3. По результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.4. Результатом рассмотрения жалобы Специалистом является ответ на жалобу.
5.4.1. Ответ на жалобу, поступившую Специалисту, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.5. Письменная жалоба, поступившая Специалисту, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях Специалист вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.6. Порядок судебного обжалования нарушений, связанных с предоставлением муниципальной услуги.
Нарушения, связанные с предоставлением муниципальной услуги, могут быть обжалованы в суде общей юрисдикции в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
____
